Il Galateo nelle Videochiamate

Il galateo delle videochiamate: come non impazzire fra rumori di fondo e risposte in ritardo

 Rumori di fondo, risposte che arrivano in ritardo, webcam puntate sulle narici dei partecipanti: in questi giorni di quarantena ci stiamo facendo una profonda esperienza delle videochiamate e di tutti i problemi di queste conversazioni virtuali.

 La mattina sentiamo i colleghi al lavoro, la sera vediamo gli amici dal computer per un aperitivo virtuale. Il fastidioso suono delle chiamate di Skype ci fa rimpiangere le ore passate sull’autobus o in auto per raggiungere gli altri nella nostra vita precedente alla quarantena, ma c’è poco da fare. In questo periodo, le chiamate video sono uno strumento che ci permette di rimanere in contatto in un momento difficile per tutti.

 Andy Molinski, professore di comportamento organizzativo presso la Brandeis International Business School, ha scritto un lungo commento sull’Harvard Business Review per dare alcuni consigli su come rendere le video call coinvolgenti. Secondo Molinski la chiave della chiamata video perfetta è saper trasmettere quel “calore” umano che riempie le conversazioni faccia a faccia in uno strumento di per sé freddo come lo schermo del computer o del telefono.

Come cominciare

Innanzitutto, avvisare. Concordare un orario per la chiamata e precisare che sarà con il video. Quando ci si connette, salutare tutti come quando si arriva in una stanza nel mondo reale. “Mi piace arrivare presto alla mia riunione online in modo da poter salutare le persone che si connettono e partecipare a un po’ di chiacchiere amichevoli prima della riunione”, racconta Molinski.

Non parleremo qui dei vestiti consigliati. Il profilo Instagram Quarantena Fashion Week raccoglie molti look in stile “sopra la giacca, sotto il pigiama” da cui potete trarre spunti su cosa non indossare in una videochiamata.

Precisiamo che se vi trovate ad affrontare un colloquio di lavoro via skype il discorso è diverso: conviene controllare in anticipo tutti gli aspetti tecnici, sistemare il proprio profilo e prestare attenzione particolare al proprio aspetto e all’ambiente che gli esaminatori vedranno dietro di voi. Qui una utile guida di Viking Italia.

Controllare l’inquadratura

Come spiega il video qui sotto di Mojo – Mobile Journalism Italia, è importante mettere la webcam all’altezza giusta: evitare troppa aria sopra la testa e non avvicinare troppo la camera agli occhi sono le raccomandazioni base. Meglio tenere la webcam appena sopra gli occhi che più in basso per evitare che tutti vedano le nostre narici, come succede per esempio quando utilizziamo il telefono e lo poggiamo sul tavolo sotto di noi.

La luce è un problema per molti. Mettersi con le spalle a una finestra non è una buona idea durante una videoconferenza: una forte luce alle spalle che rende il viso scuro. Una luce davanti al viso potrebbe rischiare di mostrarci pallidi più di quanto non lo siamo già in questi giorni chiusi in casa ma almeno ci renderà riconoscibili, noi e le nostre espressioni facciali. Utile può essere una lampada da tavolo puntata nel modo giusto sul volto, a fare l’effetto “programma televisivo”.

Lo sfondo? Ognuno scelga un ambientazione gradevole e adatta alla videochiamata, a seconda che sia di lavoro o di piacere. Non ci deve essere per forza una libreria, come vediamo nei collegamenti di molti personaggi noti che in questi giorni vanno in onda da casa. Ma se c’è una libreria, attenzione a che sia ben allineata, e non faccia l’effetto torre di Pisa. Non lasciare oggetti personali in vista: panni stesi, peluche sul comodino regalati dal proprio fidanzato, vestiti sulla sedia, strani ninnoli e giochi dei bambini.

Condurre la conversazione

La videochiamata comincia: “Ciao! Mi sentite?”. E tutti cominciano a parlare uno sopra l’altro, ci si interrompe in continuazione e si rischia un attacco di ira verso tutte le tecnologie.

 Qualche consiglio: se si tratta di una chiamata di lavoro, meglio parlare a turno, fare un giro in cui ognuno aggiorna gli altri sullo stato del suo lavoro. Ci possono anche essere dei lati positivi di questo metodo. “Invito le persone a prendere la parola e a partecipare se si sentono a proprio agio nel farlo con il risultato che anche chi in una normale riunione non interverrebbe ha l’opportunità di esprimersi”, spiega Molinski. “Uno strumento per le videochiamate che indica i nomi delle persone accanto alle immagini video facilita l’interazione personalizzata”.

 Se invece è una call con gli amici, si può accettare di parlare in contemporanea: in fin dei conti succede anche quando si è al pub insieme. In ogni caso, è bene eliminare i rumori di fondo, disattivando il microfono quando non si parla oppure utilizzando il microfono delle auricolari che aiuta a isolare la propria voce dai rumori ambientali.

 Bisogna poi abituarsi a una diversa modalità di ricezione del feedback. “Quando faccio una presentazione virtuale, non ricevo feedback in tempo reale su come sto andando”, racconta Andy Molinski, “nessun cenno della testa, nessuna risata da parte del pubblico, nessuna opportunità di muoversi nella stanza e interagire con le persone. In un ambiente online, posso tenere un intero discorso di 30-40 minuti e non ho idea di quanto bene sia stato ricevuto il messaggio fino a che non finisce l’evento”.

 “All’inizio, ho trovato questo sconcertante. I pensieri sulla mia performance interferivano con la stessa performance”, continua Molinski, “Ma, nel tempo, ho imparato a ricordare a me stesso che i miei discorsi sono di solito abbastanza efficaci online, anche se non ricevo alcuna conferma fino a dopo il fatto”.

 Più banalmente, una seccatura è che la voce degli altri ci arriva in ritardo in una videochiamata. Bisogna abituarsi a una comunicazione più lenta: sarà mai che ci faccia bene? Ricordiamoci anche che in una conversazione virtuale manca il linguaggio del corpo quindi attenzione perché è più difficile fraintendersi: per esempio, una battuta non accompagnata dal linguaggio del corpo potrebbe offendere più facilmente che nella vita reale.

Ti potrebbero interessare: